时间管理《一本关于时间管理的“特别”的好书》

关于时间管理的书很多，然而这本书却很特别：它有一个副标题—给系统管理员。这本书是一位资深的系统管理员写的，最直接的读者对象也是系统管理员。初看起来这是一本技术书籍，只适合技术人员阅读，但其实却是一本很好的通用书籍，适合所有想改进时间管理技巧的人阅读。书中涉及到代码、脚本等非技术人员完全可以略去不看。作者对计算机系统有很深的了解，向计算机系统管理中学习了许多时间管理的原则与技巧。

对系统管理员这一职位稍有了解的人就知道：系统管理员最大的特点是事务繁杂，而且有非常多的干扰因素，若无良好的时间管理技术，可能会忙而无功（好像整天忙忙碌碌，但却没有做最重要的事情，领导也不满意）。要当一名优秀的系统管理员一定要具备优秀的时间管理技能，而一般人若能应用系统管理员的时间管理技能于自己的生活与工作中，则可以大大提高工作与生活效率。

作者列出的时间管理的原则如下：

给时间管理信息一个“数据库”（使用笔记）

将脑力留给最重要的事情（节省内存）

开发例行公事并持之以恒（程序代码函数库再利用，不要重新发明既有的东西）

形成习惯并持之以恒（以预先计算的结果取代运行时的计算）

在“项目期间”保持专心（就像一个核心信号）

以工作生活上的工具管理社交生活（社交工作不是一个可选功能）

总结起来还应该加上重要的一条：

专心对待干扰。

这里先从专心对待干扰说起。专心是一切效率的基础，而干扰则是专心的杀手。很多公司使用Outlook作为主要的内部通信系统，这其实有很大的缺陷：许多员工将在查阅电子邮件中浪费时间，电子邮件成为一个重要的干扰源。即时通信工具是另一个最重要的干扰源，特别是即时通信工具主要是聊天工具而不是工作信息交流工具时。一定要明白一分钟的干扰时间花费的绝不仅仅是一分钟，因为重新专心回到原来的工作是需要额外的时间的，而且干扰之事会在脑中成为降低工作效率的因素。内部请求是另外一个干扰源，对于系统管理员尤其如此。

管理干扰的基本经验总结如下：

 清理工作及电脑的桌面，将杂乱的东西搬离自己的视线。环境的整洁会带来内心的纯净，从而增进工作效率。

 远离即时通信软件，关闭电子邮件系统。只在规定的时间查阅并回复邮件（固定时间、每次限定时间）。若觉得即时通信软件仍是需要的，可以将自己的状态设为忙碌，这样可以让只是想跟你聊聊天的人不给你发信息。不要以为没有及时看到并回复一封邮件天会塌下来。如果公司大楼发火了，需要你逃离时别人是不会用电子邮件通知你的。另外有一点是现在许多的邮件系统空间很大，不需要删除任何邮件，但是对于没有什么用处的邮件或者准垃圾邮件养成看后删除的习惯是有用的，因为垃圾邮件会对查找有用邮件造成干扰。

 适当委派、记录或执行干扰。当其他人可以做时可以委派；若你手头正在做重要的事，别人的请求不是很急迫，记录这个请求，以后安排时间做；如果请求很紧急而且处理时间很短，中断手头的工作马上去做。

 适当时候学会说不。当你正在专心做事而不希望***扰，而有人想找你谈不很紧急的事时，可以告诉他你现在正忙着，什么时候有时间。如果别人找你讨论你一无所知又提不出什么意见的问题，你可以告诉他你不懂。当有人明显找错了人时来寻求你的帮助时，你可以告诉他应该找谁来解决他的问题。

 每天早晨第一个小时工作效率最高的时刻做最重要的事情。

其二是关于例行公事。养成固定时间做固定事情的习惯对于提高生活（工作）效率是非常重要的。例行公事可以减少你考虑做决定的时间。读读康德、周培源以及许多有成就人物的传记，会发觉规律的生活习惯几乎是所有有成就人物的共同特点。比如养成每个晚上到了某个时间就学习的习惯，将会受益无穷。试想想习惯的力量：若一个人每天抽出10分钟背一首诗，一年下来，他可以背365首，10年可以3650首，持续30年可以背10950首，若有一半时间用来重复，他也可以背下5000首！他所取得的“成就”将是惊人的。这种例行公事应该包括固定学习时间、体育锻炼时间、维护人际关系和职涯网络的时间。

作者在随后介绍了循环系统，包括组合的工作表和今日时间表、日程表和长期人生目标的列表。工作表记录当日需完成的事务及优先级；今日时间表是当日每小时的行程；日程表记录重复会议、约会、假日；长期人生目标记录今后5到10年甚至整个人生的目标。

以下说明应用循环系统需注意之处：

 长期人生目标应包括志向。我这一生想做什么？对于希望有所成就的人应该尽早确定这一点。诸葛亮说“无志无以成学”，人生是一段旅程，志向是指引，它就是一个人想到哪里去。没有这个指引，人生就只会随波逐流，漂流而过。

 目标应该可以测量：有具体的结果或者数值测量标准，也应该有截止日期。

 对于目标的完成情况应进行监控与反馈。

 大部分效率手册的缺陷是缺乏记录年计划、月计划、周计划的地方，但是这些计划与日计划一样重要。

 关于工作表与今日时间表创建的时间，本文以为在晚上睡觉前最合适（这一点作者未提及，他只写早上工作前先花10分钟制订计划，但是工作前的时间呢？这其实也是需要计划的），一天结束对一年做总结，然后规划第二天的工作生活，然后安稳入睡。

 工作表需要排定优先级，今日时间表需根据工作表优先级来安排完成次序。

随后的几章分别讲压力管理、E-mail管理、排除浪费时间的事件、说明文件及自动化。这里只说明自动化。计算机发明之后的最妙之处是脏活、累活、重复的劳动可以交给计算机完成，人所做的工作是编写程序让计算机来做这些事，当然除了吃饭之外。我们所做的事情包括只做一次的简单、只做一次的困难事情、常做的简单事情、常做的困难事情，其中只做一次的简单事情直接做就可以了，常做的简单事情、做一次的困难事情都应该自动化（一般只需编写脚本完成），常做的困难事情可以通过购买软件或自己编写软件完成。

我相信除了那些生活效率已经极其高的人外，我们大多数人都可以从这本书中学习很多。但是正如本书读者所说的，最重要的不是了解了这些时间管理的知识，而是要去实践，练习这些技巧直到养成习惯。