仓鼠革命《电子文档管理的COTA法则》

电子文档管理中的COTA法则，是美国管理专家迈克·宋在著作《如何管理电子邮件:仓鼠革命》一书中提出的一种具体的文档管理技巧，它是迈克·宋管理电子邮件方案中的一个组件，但是很多人把这个方法提炼出来，作为单独的电子文档管理方案，在自己的工作中获得实质性的帮助。

每个人的计算机硬盘上都有相当多的电子文档，查找起来非常麻烦。虽然有人已经开始用归整分类的方法，但没有科学的指导，仍然不得要领。而COTA法则则是一个经过研究和实践，非常科学的管理方法，你好好使用的话，将使你的电子文档管理变的井井有条，效率倍增。

“COTA是4个一级文件夹名字的缩写，它们能够涵盖你所有的工作信息。等我跟你讲一讲这个系统，你就会明白有效地组织信息、避免重叠是多么有用。”

COTA认为，过多的分类文件夹只会增加你的负担，而只用Clients（客户）、Output（成果）、Teams（团队）、Admin（管理）4个分类文件夹（一级文件夹），即可涵盖所有属性的文件。一般来说，这4个一级文件夹是建立在我的文档（My Documents）里的。

１.Clients（客户）文件夹包含的信息内容是“你的团队的内部或外部的客户”。２.Output（成果）文件夹包含里的信息内容是“你的团队的产品和服务”。３.Teams（团队）文件夹包含里的信息内容是“你的团队”。４.Admin（管理）文件夹包含里的信息内容是“你的非核心工作任务”。

你的工作内容没有客户？你的工作内容没有产品和服务？COTA不适合你？

COTA相信，只要你真正理解了COTA，并根据自己的实际情况及时科学的分类，COTA是适用于任何不同的工作的：

见图片：http://www.eanfeng.com/wp-content/uploads/2009/01/cota.jpg

本日志介绍的只是关于COTA的概念和基本应用，如果你应用得当，可以对你的电子文档管理有相当于“革命”的优化和改变。深入了解COTA请阅读《如何管理电子邮件:仓鼠革命》一书。

本文首发于安枫的博客：http://www.eanfeng.com/?p=295